個人情報・機密書類のお取り扱いについて
パスポートや証明書の画像を、SNSチャットやメール添付でやり取りしない。それが当社のセキュリティの基本方針です。
当社の3つの約束
書類取得の代行では、パスポートや出生証明書など、人生で最も重要な個人情報をお預かりします。 だからこそ当社は、「どうやって書類データを受け渡し、保管し、廃棄するか」を サービス設計の中心に置いています。
機密書類はチャット・メール添付で扱いません
パスポートや証明書の画像は、WhatsApp・Facebook Messenger・LINE等のSNSやメール添付ではお預かりせず、お客様専用のセキュアな環境で受け渡しします。
決済情報をチャットで求めることはありません
お支払いは銀行振込（海外からはWise・国際送金）です。振込先は正式なご案内でのみお伝えし、カード番号や口座の暗証番号をチャットやメールでお尋ねすることは一切ありません。
業務完了後3ヶ月以内にデータを削除します
お預かりした書類の電子データは業務完了後3ヶ月以内に削除し、紙の書類・コピーはシュレッダーで物理的に廃棄します。
「機密書類」として扱うもの
以下のような、個人を特定できる情報を含む書類・画像はすべて機密書類として扱い、 SNSチャット・メール添付での受け渡しは行いません。
- パスポート
- PSA出生証明書（Birth Certificate）
- CENOMAR（独身証明書）
- PSA結婚証明書
- NBIクリアランス
- 運転免許証・LTO関係書類
- 委任状（SPA）・宣誓供述書
- その他、氏名・生年月日・住所・ご家族の情報を含む書類
なぜWhatsApp・Messenger・メール添付を使わないのか
SNSのチャットは「連絡」には便利なツールです。当社もご相談・ご連絡にはLINEやメールをご利用いただけます。 しかし、機密書類の「受け渡しと保管」には次のようなリスクがあると考えています。
チャット履歴に画像が残り続ける
一度送った画像はお互いのチャット履歴に残り続けます。スマートフォンの紛失やアカウントの乗っ取りが起きると、そのまま第三者の手に渡ります。
誤送信・転送が簡単にできてしまう
SNSのチャットは手軽な分、宛先の間違いや第三者への転送がワンタップで起こり得ます。機密書類の受け渡しには向いていません。
メール添付も安全とは言えない
メールは複数のサーバーを経由して届く仕組みであり、誤送信した場合に取り消すこともできません。添付された書類画像がどこに残るかをコントロールできません。
では、どうやって受け渡すのか
お客様専用のセキュアな環境をご案内します
- ご依頼の確定後、当社から書類画像の専用アップロード先をご案内します
- 通信は暗号化（TLS）され、アクセス権限を限定した当社管理のデータベースに保管されます
- SNSのチャット履歴やメールボックスに機密書類の画像が残ることはありません
- 進捗状況も同じ環境でご確認いただけるため、「今どの段階か」が常に分かります
お支払い情報の取り扱い
デジタル環境では、決済情報も個人情報と同じくらい慎重に扱うべきだと考えています。 当社のお支払いは銀行振込（海外からのお支払いはWise・国際送金）で承っています。
- 振込先口座は、お見積り確定後の正式なご案内でのみお伝えします。チャットで突然振込先の変更をお願いすることはありません（そのような連絡は当社を騙る詐欺の可能性があります）
- カード番号・口座の暗証番号・ワンタイムパスワード等をチャット・メールでお尋ねすることは絶対にありません
- お支払いは着手金50%・完成書類のスキャン確認後に残金50%の2段階です
データの保管期間と削除
| 対象 | 取り扱い |
|---|---|
| 書類の電子データ（画像・スキャン） | 業務完了（書類のお届け確認）後、3ヶ月以内に削除 |
| 紙の書類・コピー | シュレッダーによる物理的な廃棄 |
| 法令上保存義務のある取引記録（会計帳簿等） | 法定期間のみ保存（書類画像そのものは含まれません） |
| お客様からの削除のご希望 | 業務に支障のない範囲で、随時対応いたします |
お客様へのお願い
- チャットやメールに、パスポート等の書類画像を添付しないでください。ご依頼確定後に専用のアップロード先をご案内します。
- 万一チャット・メールで書類画像をお送りいただいた場合は、内容確認後に当社側のデータを削除し、改めて専用環境をご案内します。
関連ページ
※ 本サービスはIGRS Inc.が提供する民間代行サービスです。PSA・NBI・DFA等のフィリピン政府機関とは一切無関係です。