개인정보·기밀 서류 보안 정책
여권이나 증명서 이미지를 SNS 채팅·이메일 첨부로 주고받지 않는 것. 이것이 당사 보안 정책의 기본 원칙입니다. 서류 대행 서비스는 여권, 출생증명서 등 인생에서 가장 중요한 개인정보를 다루기 때문입니다.
당사의 3가지 약속
기밀 서류는 채팅·이메일 첨부로 받지 않습니다
여권이나 증명서 이미지는 카카오톡·WhatsApp·Facebook 메신저 등 SNS 채팅이나 이메일 첨부로 받지 않고, 고객 전용 보안 환경을 통해 주고받습니다.
결제 정보를 채팅으로 묻지 않습니다
결제는 은행 송금(일본 국내 계좌) 또는 Wise(국제 송금)로 진행합니다. 계좌 정보는 정식 안내로만 전달하며, 카드 번호나 계좌 비밀번호를 채팅이나 이메일로 묻는 일은 절대 없습니다.
업무 완료 후 3개월 이내에 데이터를 삭제합니다
서류의 전자 데이터는 업무 완료 후 3개월 이내에 삭제하며, 종이 서류와 사본은 파쇄기로 물리적으로 폐기합니다.
왜 SNS 채팅·이메일 첨부를 사용하지 않는가
채팅 앱은 '연락'에는 편리한 도구이며, 상담이나 문의는 카카오톡·이메일로 하실 수 있습니다. 하지만 신분 증명 서류를 '주고받고 보관'하는 데에는 다음과 같은 위험이 있다고 생각합니다.
채팅 기록에 이미지가 계속 남습니다
한 번 보낸 이미지는 양쪽 채팅 기록에 계속 남습니다. 스마트폰 분실이나 계정 해킹이 발생하면 그대로 제3자의 손에 넘어갑니다.
오발송·전달이 너무 쉽게 일어납니다
SNS 채팅은 편리한 만큼, 잘못된 수신자에게 보내거나 제3자에게 전달하는 일이 한 번의 터치로 일어날 수 있습니다.
이메일 첨부도 안전하지 않습니다
이메일은 여러 서버를 거쳐 전달되며, 잘못 보낸 메일은 취소할 수 없습니다. 서류 이미지의 사본이 어디에 남는지 통제할 수 없습니다.
대신 어떻게 주고받는가
고객 전용 보안 환경을 안내해 드립니다
- 의뢰 확정 후, 서류 이미지 전용 업로드 링크를 안내해 드립니다
- 통신은 암호화(TLS)되며, 접근 권한이 제한된 당사 관리 데이터베이스에 보관됩니다
- SNS 채팅 기록이나 이메일함에 기밀 서류 이미지가 남지 않습니다
- 진행 상황도 같은 환경에서 확인하실 수 있어, 지금 어느 단계인지 항상 알 수 있습니다
데이터 보관 기간과 삭제
- 서류의 전자 데이터는 업무 완료(서류 수령 확인) 후 3개월 이내에 삭제합니다
- 종이 서류와 사본은 파쇄기로 물리적으로 폐기합니다
- 법령상 보존 의무가 있는 거래 기록(회계장부 등)은 법정 기간만 보존하며, 서류 이미지 자체는 포함되지 않습니다
- 고객의 삭제 요청에는 업무에 지장이 없는 범위에서 언제든지 대응합니다
고객께 드리는 부탁
- 채팅이나 이메일에 여권 등 서류 이미지를 첨부하지 말아 주세요. 의뢰 확정 후 전용 업로드 링크를 안내해 드립니다.
- 실수로 채팅·이메일로 서류 이미지를 보내신 경우, 내용 확인 후 당사 측 데이터를 삭제하고 보안 환경을 다시 안내해 드립니다.
※ 본 서비스는 IGRS Inc.가 제공하는 민간 서류 대행 서비스입니다. PSA, NBI, DFA 등 필리핀 정부기관과 무관합니다.